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千万别让员工垫资买办公用品报销,否则....

发布时间:2021-04-14

  员工垫资给公司买办公用品,报销后公司再打款给个人,想必对每个打工人来说都是再常见不过的事了吧!但是某公司竟然被税务稽查要求整改!这到底是怎么一回事?

  企业费用报销要注意什么、又如何规避风险呢?快跟着小天一起来看看吧!

  一、员工垫资采购再找公司报销居然被税局要求整改?

  深圳某家创业公司被税局要求整改了。

  原因是,公司采购办公用品时由个人使用自己的账户付款,然后再找公司报销的做法,在稽查时被认为不合规,要求企业及时进行整改。

  

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  仔细看这个检查案例发现,事情的起因主要是企业未按规定代扣代缴个税。企业被要求整改有两个原因:

  该公司日常账务管理混乱,又发生了偷逃个税的事实,稽查局进而推断以后非常可能存在员工找票报销抵工资逃避个税的行为。

  稽查局之所以会对办公用品的事注意,大致可以推测出,涉及的金额应该不小,频次也不低,有违常理,毕竟哪家企业也不会频繁大量的购买办公用品啊。

  相信看到这里,很多人心里都一惊:我们公司就是这么干的呀?一直觉得没毛病呀。

  二、个人垫资再报销这3个事项,一定要注意!

  虽然,只要企业垫资报销的业务真实存在,合法合规,就不怕被查,但为了规避风险,以下3个事项要注意!

  1.个人垫资费用不宜过大

  就个人情感上而言,金额大的话,要你先自掏腰包肯定不乐意呀!一是不知道什么时候才能拿回来,二是如果发票出什么问题,财务分分钟不报销,那岂不是炸了!几十几百就算了,过千的话,很多人都希望先从公司领取备用金再支付,或者通知公司直接公户付款,现在公司也有微信支付、支付宝等支付工具,方便得很。

  从公司管理角度看,个人垫支容易出现虚假报销的问题,很多公司都有限制业务员垫支金额,超额自己掏。

  所以,个人垫支金额过大,从逻辑上就已经说不通了!多少才算“大”呢?参考现金管理条例的说法,1000以上。

  

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  2.对外采购垫资的人员不宜太多

  正常情况下,一个公司负责采购的人员就那么几个,如果大家都垫资报销,就有发票抵薪的嫌疑。税务局可能就会稽查公司这些藏匿在发票后边的工资或福利费、要求补缴个税。

  3.垫资的费用要及时报销

  企业如果经常报销前期的费用,一是不利于内部管理,二是会计数据的失真,三是会让税局质疑费用的真实性,是不是找票报销的?

  三、费用发票报销这5大风险要规避!

  不仅个人垫资报销有风险,差旅费、餐费、福利费等企业的常见费用报销中也都存在很大风险,财务人员应该步步为营,小心谨慎,5个避坑指南送给你!

  1.需不需要代扣代缴个税?

  财务向个人支付款项时,一定要考虑,这笔款需不需要扣缴个税。

  企业报销的办公用品、餐费、加油费如果与公司的规模、经营情况不匹配,则很有可能被稽查要求补税。

  比如,江苏某家公司2019年管理费用大幅上涨,税务机关顺藤摸瓜发现,三张大额办公费发票实则是支付给员工的福利费,最终被要求补缴个税3万元、罚款1.5万元。

  个人在企业报销属于自己的费用,具有福利性质,本质上还是取得与受雇有关的所得,应该按照工资薪金缴纳个税。

  《税收征收管理法》第六十九条规定,扣缴义务人应扣未扣,由税务机关对扣缴义务人处应扣未扣款百分之五十以上三倍以下的罚款。

  对于发票抵薪,财务不仅不能出这样的馊主意,还应该及时告知相关人员这样做的后果,帮助公司降低风险!

  2.增值税能否抵扣?

  拿到费用的报销单,财务人员应该考虑增值税能不能抵扣。进项税的抵扣必须同时满足2个条件:

  ◆取得合法有效的抵扣凭证

  ◆没有用于免税项目、集体福利等不能抵扣进项税的项目

  比如,同样都是机票,进项税能不能抵扣?这就要看机票类型和报销对象。

  

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  3.企业所得税能否扣除?

  《企业所得税税前扣除凭证管理办法》规定可税前扣除的合法凭证,不仅限于常用的发票,还有财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。

  有一些费用虽然按照会计相关管理规定可予以报销,但所得税上不能税前扣除,应该主动做调增。

  例如,铁路电子客票丢失后,企业所得税存在不能扣除的风险。

  4.是否存在会计和税法的差异

  很多人把会计处理和税法混为一谈,最典型的一个例子是,税法上规定500万元以下固定资产可以一次性税前扣除,很多人在会计处理上就一次性提折旧计入费用,固定资产的净值也变成了0。

  这种做法是错误的,会导致会计信息的失真。对于会计和税法的差异,应该通过“递延所得税资产” “递延所得税负债”等科目入账。

  5.公款私用、恶意报销的风险

  个人消费在公司报销、或者串通第三方故意抬高价格来恶意报销、公款私用,对于国企、私企都是危害特别大的一种情形。

  企业可以通过以下几种方法来规避这一风险:

  ①制定预算,以预算制度来约束费用的报销;

  ②报销费用不能仅依据发票,同时还要有大额采购申请、验收单、合同、入库单等原始单据;

  ③应该索取发票清单;

  ④设定专人采购、专人审核、定期采购;

  ⑤采用公户支付,可以使用支付宝、微信等便捷支付的方法。

  四、附:华为费用报销流程

  首先,由主管领导对下属费用报销的真实性和合理性把关。

  华为的会计人员一般不对费用发票做实质性审核,不审核有几个原因:第一,费用的真实性应由报销人员的主管领导把关,因为他们才真正知情;第二,费用审核工作量很大,成本效益上不划算。

  譬如,公司全年120万笔费用报销,每一单审核需要3分钟的话,总计耗时需360万分钟。这360万分钟的费用审核需要多少人工去完成呢?

  有人担心,有人虚假报销怎么办呢?除了前端主管领导的把关,华为在后端通过审计抽查对此予以监督。审计抽查是一种事后监控模式,如果抽查发现有问题,弄虚作假者会受到较重的处罚。

  其次,限定领导电子审批的时间。

  为了保证费用报销审批的及时性,华为规定了电子审批的时限。自电子流流转到审批人之日起超过一定时间没有审批的,系统将自动跳转到下个环节,默认本环节审批人已经同意。当然,默认审批通过出了问题的,仍需由该审批人承担。另外,公司会定期提取审批时效记录予以通报,超时审批会给予批评。

  第三,限定员工费用报销的时限。

  华为员工费用报销原则上要在费用发生后三个月内进行。如超过三个月,但未超过六个月,需说明未及时报销的原因申请特批。超过六个月的,不能报销。

  第四,丢失发票只报销费用的50%。

  如果员工不小心将发票弄丢了,只要能证明费用真实发生了,也可报销。但报销时需要写详细的情况说明。审批通过后可报销费用的一半。

  为什么只报销一半呢?一方面,发票丢失了,所报销的费用不能在所得税前扣除,这意味着公司要承担25%的所得税损失,这部分损失是员工造成的,理应由员工负担。另外的25%带有处罚性质,可视作对个人粗心大意弄丢发票的惩处。

  华为内审对员工费用报销的监督

  华为给每个员工都建立了费用报销诚信档案,每个员工都有诚信分值。这个分值会决定个人费用报销被审计抽查的概率。

  员工刚入职时初始分为80分,B等。

  以后每报销一笔费用,没有出现差错的话,就可以加1分,最高可累加到120分。

  诚信分数为80-90分,内审的抽查比例是20%;90分以上,抽查比例是10%;100分以上,抽查比例是5%。

  分数在80分以下,所有的费用报销都需要检查。

  另外,分数低于70的,每笔费用报销财务都要事先审核,这将导致费用报销时限拉长,对报销人不利。

  华为审计对费用报销的抽查非常较真,即便对任正非本人也不例外。

  很多人可能在朋友圈看到过这样一张照片,任总自己拖着拉杆箱排队等出租车。华为的创始人难道出行没有下属陪同吗?华为的差旅费报销制度规定,只有病员出差才允许有人陪同,领导出差时陪同人员的机票不能在公司报销,需由领导个人负担。

  年末,内部审计要对董事会成员进行廉洁审计。

  某次审计时抽查发现任总有次出差报销了洗衣费,华为的差旅费报销制度不允许报销洗衣费,这属于不当报销。审计将此写到了审计报告中,任总为此做了自我批评,并将不当报销金额退还给了公司。

  华为内审对领导审批的监督

  前面提到,华为员工的费用报销一般情况下会计不会一一审核,主要由主管领导把关。如果主管领导把关不严怎么办?华为某位领导对下属的费用报销未能认真履责,导致很多不当费用报销,审计抽查时发现了这一情况。华为是怎么处理呢?

  要求这位领导承担连带赔偿责任,如不当报销费用的员工已离职,由审批人赔付不当报销金额。

  停止这位领导费用报销权签权力三年。

  如果这位领导本人希望恢复该项权力,需做两件事。这两件事做完后,才能恢复他的费用报销权签权力。首先,自费请两名注册会计师对他过去三年所审批的费用报销单做一番审计;审计如发现还有不当报销,也像前面那样承担连带赔偿责任。

  来源:税来税往

  END

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